Il governo è impegnato nella stesura di un nuovo decreto che stabilirà periodi più brevi per la conservazione obbligatoria dei documenti: in pratica, le aziende non saranno più obbligate a conservare i propri rapporti finanziari per un periodo di venti anni e fatture per dieci.
Il periodo di conservazione dei documenti verrà adattato al periodo di validità degli stessi. Ad esempio, una società non dovrà conservare un contratto, con il periodo di validità di un anno, dopo la scadenza dei termini di tale documento.
Per ora, nessuno sa per quanto tempo si protraranno i nuovi periodi di conservazione dei documenti, ma sicuramente saranno più brevi.
Nel resto del mondo, circa l’80% dei documenti, sia nelle istituzioni statali che nelle aziende, sono in formato cartaceo, mentre in Serbia tale percentuale è ancora più alta ed è al 93%. Attualmente, il regolamento pertinente stabilisce che i documenti dovrebbe essere conservati tra i 2 e i 70 anni, mentre alcuni dovrebbero essere conservati in modo permanente.
Grandi aziende, istituzioni statali, piccole e medie imprese, banche e negozi si trovano tutti di fronte al problema della memorizzazione dei documenti ogni volta che un documento viene emesso su carta.
“Le aziende sono obbligate a tenere i loro rapporti finanziari per 20 anni, il che è inutile, perché non appena il rapporto viene consegnato all’agenzia dei registri di imprese, esso viene memorizzato lì e non è necessario averne copie. Le fatture devono essere conservate per 10 anni. Se l’amministrazione fiscale disponesse di un database che registrasse tutte le fatture emesse, si potrebbe applicare lo stesso principio”, afferma Ivan Radak di NALED.
La stessa situazione si riscontra nel settore delle costruzioni, dove, per esempio, il permesso di locazione deve essere conservato su documenti per un minimo di tre anni, anche se la sua validità è solo di un anno, il che risulta paradossale. Inoltre, i permessi di costruzione e di sfruttamento dovrebbero essere mantenuti indefinitamente.
(Blic, 08.02.2018)